Azioni: il lavoro da fare
La casella Azioni è l’elenco delle cose che qualcuno deve fare, con l’oggetto su cui si esercitano, il motivo per cui esistono e chi le ha in carico. Si apre da Azioni nel menu e si svuota chiudendo ogni riga con un gesto che resta scritto. Non è un elenco di notizie: è la coda di lavoro.
Perché non è una notifica
«La sincronizzazione con Dependency-Track è terminata» è una notizia: si legge e si dimentica. «Rivedi tre nuove corrispondenze» è un’azione: ha un destinatario, un oggetto, spesso un termine, e finisce in una decisione registrata. Sono due cose diverse e stanno in due posti diversi.
Tenerle insieme sembra comodo e non lo è: la seconda si perde dentro la prima, ed è il modo più comune di mancare un termine di 24 ore senza che nessuno abbia sbagliato niente. Le notizie restano in Notifiche; qui c’è solo ciò che richiede un gesto.
Un’azione dice sempre «qualcuno deve valutare se ricorre l’obbligo», mai «l’obbligo ricorre». Il verdetto lo produce il triage con una persona che risponde alle domande; la coda porta al lavoro, non lo conclude.
Da dove nascono
Le azioni non si creano a mano. Nascono da tre strade, e nessuna delle tre scrive un valore al posto tuo:
Lo stesso lavoro non si duplica: se una condizione persiste, l’azione che la rappresenta resta una sola e si aggiorna. Soglie diverse restano avvisi diversi — «mancano 90 giorni» e «mancano 30 giorni» sono due cose da sapere, non la stessa cosa detta due volte.
Le esercitazioni e i prodotti archiviati non entrano in coda.
Il termine viene dal case, non dall’azione
Quando un’azione è agganciata a un case, accanto compare il termine di legge di quel case. Quel termine non è memorizzato nell’azione: viene letto dal motore ogni volta che apri la pagina. Se qualcuno corregge il momento di consapevolezza, il termine mostrato qui cambia con esso, perché è sempre lo stesso e unico valore — quello del case.
Quando l’azione non è agganciata a un case, non compare nessun termine. Non ne viene inventato uno «operativo» a titolo di promemoria: a schermo un termine inventato sarebbe indistinguibile da uno legale, e la differenza fra i due è esattamente ciò che conta. Se vuoi darti una scadenza interna, usa l’assegnazione e i tuoi strumenti di squadra.
In pratica. Il numero da guardare per capire quanto tempo resta è sempre quello della scheda del case (Fasi e termini). La coda delle azioni lo ripete per comodità; non lo decide.
Priorità e stati
La priorità ordina la coda: critica è riservata a ciò che ha davvero un termine che corre, poi alta, normale, bassa. Gli stati dicono a che punto è il lavoro, non se la tua organizzazione è conforme:
| Stato | Significato |
|---|---|
| Aperta | Nessuno l’ha ancora presa in mano. |
| In revisione | Qualcuno ci sta lavorando. |
| Attesa fornitore / responsabile / evidenza | Ferma su qualcuno di preciso. Un’attesa che non dice chi si aspetta è la casella in cui le cose restano per mesi. |
| Completata | Il lavoro è stato fatto. |
| Chiusa | Si è deciso che non andava fatto, e il perché è scritto. |
Chiudere un’azione
Un’azione esce dalla coda in tre modi, e i tre non si confondono:
- Completata. Il lavoro è stato fatto. Serve la tua identità: resta scritto chi ha completato e quando.
- Respinta, con motivazione obbligatoria. Si decide che non c’era da lavorare. Il campo del motivo non è facoltativo e non accetta una parola sola. Un’azione respinta senza motivo, riletta un anno dopo da un’autorità, è indistinguibile da un’azione dimenticata — e la differenza fra le due è quella fra diligenza e negligenza.
- Decaduta. La condizione osservata non c’è più: la distinta base è arrivata, il ruolo è stato confermato altrove. Qui è il sistema che ritira una propria proposta, e lo fa solo su ciò che aveva aperto lui e che nessuno ha ancora preso in mano. Appena una persona la assegna o la mette in revisione, quell’azione è sua e la chiude lei.
Riaprire un’azione chiusa si può, e richiede anch’esso una motivazione. La versione precedente non viene cancellata: resta nella storia, accanto alla nuova.
Ogni assegnazione, cambio di stato, completamento, respinta e riapertura lascia una riga nel registro delle attività, con l’autore e l’istante. È il motivo per cui la motivazione è obbligatoria: serve a chi rileggerà, non a chi scrive.
Assegnare e prendere in carico
Un’azione senza assegnatario è di tutti e quindi di nessuno. Dalla coda si filtra per assegnate a me, non assegnate o tutte; dal dettaglio si assegna a una persona oppure si prende in carico. Anche l’assegnazione è un gesto: resta scritto chi ha assegnato, oltre a chi è stato assegnato.
I numeri in cima
Sopra la coda ci sono dei conteggi — aperte, critiche, da rivedere, in attesa, non assegnate. Sono conteggi, non un punteggio: ognuno si può ricontare a mano scorrendo l’elenco, e nessuno di essi dice se un prodotto è conforme. In CRAnotify non esiste una percentuale di conformità, qui come altrove.